Положение об обработке персональных данных

Утверждено приказом

исполнительного директора

некоммерческой организации

«Фонд содействия развитию

содружества анонимных алкоголиков «Послание»

№ 009-22 от 05 сентября.2022

 

Положение

о получении, учете, обработке, накоплении и хранении

персональных данных в некоммерческой организации

«Фонд содействия развитию

содружества анонимных алкоголиков «Послание»»

  1. I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение по обработке персональных данных (далее - Положение) некоммерческой организации «Фонд содействия развитию содружества анонимных алкоголиков «Послание» (далее по тексту – Фонд) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка Фонда.

1.2. Цель разработки Положения - определение порядка получения, учета, обработки, накопления и хранения персональных данных работников Фонда и иных субъектов персональных данных, персональные данные которых подлежат обработке, на основании полномочий оператора; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина, в т.ч. работника Фонда, при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.

1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения исполнительным директором Фонда и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.

1.4. Все работники Фонда должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не установлено законом или решением руководства Фонда.

  1. II. Основные понятия и состав персональных данных работников.

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

- персональные данные работника - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, образование, профессия, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

- обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Фонда;

- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;

- распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

- использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые ответственным лицом Фонда в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

- блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников Фонда или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников Фонда;

- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

- общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

- информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

- документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. В состав персональных данных работников Фонда входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, а также о предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Фонде при его приеме, переводе и увольнении.

2.3.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Фонд, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).

2.3.2. При оформлении работника в Фонд ответственным лицом заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

- общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

- сведения о воинском учете;

- данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

- сведения о переводах на другую работу;

- сведения об аттестации;

- сведения о повышении квалификации;

- сведения о профессиональной переподготовке;

- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

- сведения об отпусках;

- сведения о социальных гарантиях;

- сведения о месте жительства и контактных телефонах.

2.3.3. Ответственное лицо Фонда создает и обеспечивает хранение следующих групп документов, содержащих данные о работниках в единичном или сводном виде:

2.3.3.1. Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;

- комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность;

- подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников;

- дела, содержащие основания к приказу по личному составу;

- дела, содержащие материалы аттестации работников;

- справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);

- подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Фонда, руководителям структурных подразделений;

 - копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).

2.3.3.2. Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Фонда);

- документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Фонда.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных Работников Фонда

3.1. Порядок получения персональных данных.

3.1.1. Все персональные данные работника Фонда следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику Фонда о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.1.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника Фонда о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

- персональные данные являются общедоступными;

- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

- по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.

3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных (см. в приложении 1 к настоящему Положению).

3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:

1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.

3.2.1. Работник Фонда предоставляет ответственному лицу Фонда достоверные сведения о себе. Ответственное лицо Фонда проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина исполнительный директор Фонда и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

3.2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

3.2.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.2.2.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

3.2.2.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Фонда, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.2.2.6. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

  1. IV. Передача и хранение персональных данных Работников

4.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Фонда в соответствии с настоящим Положением.

4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

4.2. Хранение и использование персональных данных работников:

4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся у исполнительного директора.

4.2.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде - локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и кадры».

4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

- предполагаемые пользователи персональных данных;

- установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.

  1. V. Доступ к персональным данным Работников

5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

- исполнительный директор Фонда;

5.2. Работник Фонда имеет право:

5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.

5.2.2. Требовать от работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для работодателя персональных данных.

5.2.3. Получать от работодателя

- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

5.2.4. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения ответственного лица Фонда.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

5.5. Обработка персональных данных работника осуществляется смешанным путем:

неавтоматизированным способом обработки персональных данных;

автоматизированным способом обработки персональных данных (с помощью ПЭВМ и специальных программных продуктов).

  1. VI. Хранение и использование персональных данных работников Фонда

6.1. Порядок хранения и использования документов, содержащих персональные

данные осуществляется в соответствии с:

Федеральным Законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным Законом от 27.07.2006 г № 152-ФЗ «О персональных данных»;

6.2. Доступ к персональным данным Фонда имеют сотрудники Фонда, допущенные к работе с персональными данными работников Фонда приказом исполнительного директора Фонда либо лица его замещающего. Данные сотрудники уведомляются о необходимости сохранения конфиденциальности обрабатываемой информации, а также предупреждаются о персональной ответственности под роспись за разглашение информации, указанной категории.

6.3. Персональные данные работников Фонда преимущественно хранятся на бумажных носителях. Основными документами, содержащими персональные данные, являются копии личных документов.

6.4. Действующие документы, содержащие персональные данные хранятся в специальных металлических шкафах, расположенных в помещении офиса Фонда. Фонд обеспечивает ограничение доступа к персональным данным лицам, не уполномоченным законом либо Фондом для получения соответствующих сведений. Ответственные за сохранность документов, содержащих персональные данные, назначаются приказом исполнительного директора Фонда, либо лица его замещающего.

6.5. Хранение оконченных производством документов, содержащих персональные данные,  осуществляется в архиве Фонда. Текущие документы, содержащие персональные данные,  хранятся в офисных помещениях Фонда, которые, как и кабинеты сотрудников Фонда, по окончании рабочего дня закрываются на ключ.

6.6. Персональные данные могут также храниться в электронном виде в персональных компьютерах, подключенных к локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных ограничен паролем.

6.7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен Федеральным законом № 152-ФЗ, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено Федеральным законодательством.

VII. Передача персональных данных третьим лицам

7.1. Передача персональных данных работников Фонда третьим лицам осуществляется Фондом только с их письменного согласия, за исключением случаев, если:

1) передача необходима для защиты жизни и здоровья работников Фонда, либо других лиц и получение его согласия невозможно;

2) по запросу органов дознания, следствия и суда в связи с проведением расследования или судебным разбирательством;

3) при наличии оснований, позволяющих полагать, что права и интересы работников могут быть нарушены противоправными действиями других лиц;

4) в целях организации работ с военными комиссариатами для постановки на воинский учет лиц, подлежащих призыву в порядке, установленном законодательством;

5) в иных случаях, предусмотренных Федеральными законами.

Лица, которым в установленном законом порядке переданы сведения, составляющие персональные данные, за разглашение сведений несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.2. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется на основании заявления/запроса третьего лица с разрешающей визой исполнительного директора Фонда.

VIII. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

8.1. Работники Фонда, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

8.2. Исполнительный директор Фонда за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику Фонда ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные.

Приложение № 1

Форма заявления

о согласии работника

на обработку персональных данных

Исполнительному директору

некоммерческой организации

«Фонд содействия развитию

содружества анонимных алкоголиков «Послание»

 (инициалы и фамилия руководителя)

СОГЛАСИЕ

на обработку персональных данных

 

    Я, ______________________________________________________________________    (фамилия, имя, отчество субъекта персональных данных)

Паспорт №_______________серия __________________, выдан_______________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________, зарегистрирован(на) по адресу: __________________________________________________________________________________________________________________________________________, в соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006  N 152-ФЗ "О персональных данных",даю свое согласие в целях:

- обеспечения соблюдения требований Законодательства РФ

- получения доверенности, оформления SIM-карты (нужное подчеркнуть) от Фонда содействия развитию содружества анонимных алкоголиков «Послание», находящемуся по адресу: г. Москва, Семеновский пер.15, каб. 716,

исполнительному директору фонда  (инициалы и фамилия руководителя)

на обработку моих персональных данных, а именно:

  1. Фамилия, имя ,отчество
  2. Реквизиты документа, удостоверяющего личность
  3. Адрес регистрации по месту жительства и(или) по месту пребывания

то   есть   на   совершение   действий,     предусмотренных  п.3 ст.3

Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Настоящее  согласие  действует  со  дня  его подписания до дня отзыва в письменной форме.

    "___"______________ ____ г.

    Субъект персональных данных:

    __________________/_________________

       (подпись)          (Ф.И.О.)

A-TACH project TANDY LABS TANDYLABS TLI SEO JOOMLA раскрутка дизайн стиль сетевая лаборатория проекты сайт продвижение модерирование оптимизация

ASR Search Engine